SISKOTKLN (SISTIM KOMPUTERISASI TENAGA KERJA INDONESIA DI LUAR NEGERI )

SISKOTKLN

SISTIM KOMPUTERISASI TENAGA KERJA INDONESIA DILUAR NEGERI

Untuk mewujudkan Pelayanan Penempatan TKI ( Tenaga Kerja Indonesia ) yang mudah, murah, cepat  dan aman dengan memberikan akses kepada instansi terkait serta stakeholder sesuai tugas, fungsi dan wewenang masing-masing dengan berbasis teknologi informasi melalui komputerisasi yang terpadu maka BNP2TKI ( Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan TKI ) telah menyiapkan database TKI yang bisa diakses secara online yaitu SISKOTKLN.

SISKOTKLN adalah database Penempatan TKI yang bekerja diluar negeri yang dapat diakses dimana saja secara online dan realtime, sehingga perlindungan yang diberikan kepada TKI dapat lebih optimal.

SISKOTKLN merupakan reformasi dalam Pelayanan Penempatan TKI berbasis teknologi informasi melalui Sistim Komputersasi dengan tujuan untuk meminimal terjadinya permasalahan TKI yang bekerja diluar negeri.

SISKOTKLN adalah sistim online Pelayanan Administrasi Penempatan TKI dan Penerbitan KTKLN ( Kartu Tenaga Kerja Luar Negeri ) yang melibatkan seluruh stakeholder terkait.

KTKLN adalah kartu identitas bagi TKI yang memenuhi persyaratan dan Prosedur untuk bekerja diluar negeri

SISKOTKLN membantu memberikan Pelayanan dalam rangka Penempatan Dan Perlindungan yang layak, cepat, murah dan efisien kepada warga negara Indonesia yang akan bekerja diluar negeri berbasis teknologi informasi yang terpadu yang melibatkan stakeholder dan isntansi terkait.

Setiap instansi atau lembaga yang terkait dengan Pelayanan Penempatan TKI dalam memberikan Pelayanan harus menggunakan Sistim Komputerisasi TKI (SISKOTKLN) sesuai dengan tatacara sebagaimanan diatur dalam Peraturan Kepala BNP2TKI ini.

BNP2TKI untuk kepentingan yang dimaksud diatas telah menerbitkan " Peraturan Tentang Pedoman Pelaksanaan Sistim Komputerisasi Tenaga Kerja Indonesia Di Luar Negeri ( SISKOTKLN ) No : PER-26/KA/XII/2013. Sebelumnya peraturan ini masih diatur oleh Peraturan BNP2TKI No. PER-08/KA/VII/2011 dan PER-09/KA/III/2012.

SISTIM PELAYANAN SISKOTKLN

Instansi Dan Stakeholder Pelaksana.

1. Instansi Pemerintah terkait terdiri al :

a.       BNP2TKI (Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan TKI).

b.      Kementerian Ketenagakerjaan RI.

c.       Kementerian Dalam Negeri RI

d.      Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI.

e.      Kementerian Luar Negeri RI.

f.        Kementerian Kesehatan RI.

g.       Kementerian Perhubungan RI.

h.      Kepolisian Republik Indonesia.

i.         BNSP ( Badan Nasional Sertifikasi Profesi).

j.        Perwakilan RI ( KBRI - KJRI -KDEI ) diluar negeri.

k.       Unit Pelaksana Tehnis (UPT) BNP2TKI didaerah yaitu :

-  BP3TKI = Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI berkedudukan diwilayah kerja  

   ditingkat propinsi.

-  LP3TKI = Loka Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI berkedudukan diwilayah kerja

   umumnya ditingkat Kabupaten / Kota.

-  P4TKI = Pos Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI yang berkeudukan ditingkat

    Kabupaten / Kota yang dikordinasikan dan berada diwilayah kerja BP3TKI yang

   membawahinya.

l.         Dinas Tenaga Kerja Propinsi

m.    Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota.

n.      PT. Angkasa Pura.

o.      PT.Pelindo.

p.      Perusahaan BUMD dan BUMN ) yang mengirim TKI

2. Stakeholder Pelaksana Swasta terdiri :

a.       PPTKIS (Pelaksana Penempatan TKI Swasta ).

b.      P4  ( Pelaksana Penempatan Pelaut Perikanan ).

c.       P5  (Perusahaan Pelaksana Perekrutan dan Penempatan Pelaut).

d.      Perusahaan Swasta Nasional yang mengirim TKI ke Luar Negeri untuk kepentingan perusahaan sendiri..

e.      Lembaga Pemeriksaan Psikologi.

f.        Klinik Pemeriksaan Kesehatan.

g.       BLKLN ( Balai Latihan Kerja Luar Negeri ).

h.      Lembaga Sertifikasi Profesi.

i.         Asuransi Perlindungan TKI.

j.        Lembaga Keuangan ( Bank atau Koperasi ).

Instansi dan Stakeholder Pelaksana SISKOTKLN memiliki User-ID SISKOTKLN.

SISKOTKLN memberikan akses kepada setiap instansi dan stakeholder sesuai dengan fungsi dan  

wewenang masing-masing berkaitan dengan proses Penempatan TKI secara online.

MEKANISME PELAYANAN SISKOTKLN

Tahapan proses yang dilakukan oleh setiap instansi dan stakeholder terkait :

1.       KBRI / Perwakilan RI diluar negeri.

Endorsement Job Order / Demand Letter.

Dokumen Job Order / Demand Letter yang dimiliki PPTKIS / P4 / P5 atas kerjasama dengan Mitra Usaha / Agensi diluar negeri harus mendapat pengesahan / legalisasi atau endorsement oleh Perwakilan RI.

Job Order / Demand Letter yang telah diendors oleh Perwakilan RI dapat di-input kedalam SISKOTKLN.

Mitra Usaha / Agensi yang tertera dalam Job Order / Demand Letter harus sudah ter-input di SISKOTKLN. Setelah semua Job Order / Demand Letter di-input / upload ke SISKOTKLN secara otomatis data tersebut tersimpan kedalam database SIOSKOTKLN yang nantinya akan digunakan untuk "Peneribitan SIP=Surat Ijin Pengerahan" dan penyebarluasan informasi kesempatan kerja di luar negeri.

Perwakilan RI dapat melihat data Penerbitan SIP yang telah diterbitkan oleh BNP2TKI dan Penggunaan Job Order.

2.       BNP2TKI / BP3TKI.

Penerbitan SIP =  Surat Ijin Pengerahan dilakukan oleh BNP2TKI atau BP3TKI untuk Wilayah Rekrut dalam satu wilayah kerja BNP2TKI.

PPTKIS login ke SISKOTKLN dengan User-ID yang dimiliki dan dapat melakukan online Permohonan Penerbitan SIP berdasarkan JOB Order / Demand Letter yang telah di-endors oleh Perwakilan RI.

BNP2TKI / BP3TKI menerbitkan SIP berdasarkan permohonan dari PPTKIS dan ditandatangani oleh pejabat yang ditunjuk.

Data SIP atau Job Order sebagai kuota realisasi penempatan atau KTKLN yang diterbitkan, sehingga penerbitan KTKLN tidak boleh lebih besar dari SIP / Job Order dalam masa berlakunya.

3.       DINAS TENAGA KERJA PROPINSI / BP3TKI.

SPR = SURAT PENGANTAR REKRUT.

Dinas Tenaga kerja Propinsi / BP3TKI menerbitkan SPR berdasarkan SIP dengan tahapan sbb :

a. PPTKIS melakukan online Permohonan Penerbitan SPR berdasarkan SIP.

b. Dinas Tenaga Kerja Propinsi / BP3TKI menerbitkan SPR berdasarkan permohonan dari PPTKIS dan SIP.

4.       DINAS TENAGA KERJA KABUPATEN / KOTA.

REGISTRASI CALON TKI.

Pelayanan Registrasi Calon TKI / TKI dilakukan oleh Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota didaerah asal Calon / TKI yang telah direkrut oleh PPTKIS berdasarkan Perjanjian Penempatan meliputi :

- Registrasi Calon TKI / TKI dilakukan secara online melalui SISKOTKLN.

- Pengecekan secara biometric "Petugas Rekrut PPTKIS" dan memastikan bahwa Petugas Rekrut 

  PPTKIS benar terdaftar di Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota yang bersangkutan secara

  online.

- Petugas Disnaker Kabupaten / Kota melakukan input data Calon TKI / TKI daerah asal

  Kabupaten / Kota yang bersangkutan melalui SISKOTKLN.

  Dilarang melakukan Registrasi Calon TKI / TKI yang berasal dari Kabupaten / Kota lain.

- Item data Calon TKI / TKI yang diregistrasi ke SISKOTKLN sbb :

   1).  Status data  : TKI INFORMAL / FORMAL.

   2).  Negara tujuan.

   3).  Nama lengkap Calon TKI / TKI.

   4).  Tempat dan tanggal lahir.

   5).  NIK ( Nomor Induk Kependudukan ) atau nomor KTP.

   6).  Jenis kelamin, Agama.

   7).  Pendidikan terakhir, Status perkawinan.

   8).  Alamat lengkap.

   9).  Nama ibu, ayah dan alamat lengkap orang tua / keluarga.

  10). Jabatan, nama agensi, sektor pekerjaan, dan gaji.

SISKOTKLN juga sudah ter-integrasi dengan database e-KTP Kemendagri.

Setiap Calon TKI / TKI yang telah di-registrasi secara otomatis dibuatkan ID-TKI sebagai "Primary Key =Kunci Utama" data Calon TKI / TKI didalam database SISKOTKLN.

ID-TKI ini merupakan nomor unik dan akan digunakan untuk proses ketahap berikutnya untuk "memanggil (Get)" data TKI.

Selanjutnya mengambil / capture foto dan sidik jari Calon TKI yang sudah di-registrasi.

Setelah itu Kantor Dinas Tenaga Kerja Kabupaten /Kota menerbitkan " Surat Rekomendasi Paspor TKI atas permohonan PPTKIS berdasarkan database Perjanjian Penempatan.

Tahapan-tahapan berikutnya proses TKI melalui SISKOTKLN.

Setelah Calon TKI /TKIdi-registrasi secara online melalui SISKOTKLN di Kantor Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota dimana Calon TKI / TKI tersebut berdomisili dan datanya sudah di-input di database SISKOTKLN secara otomatis muncullah Nomor ID-TKI ini di SISKOTKLN.

Selanjutnya Kantor Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota tersebut akan menerbitkan Nomor ID-TKI tersebut sebagai bukti tertulis bahwa Calon-TKI yang dimaksud sudah te-registrasi secara online di-database SISKOTKLN.

Nomor ID-TKI ini akan digunakan untuk proses ketahap berikutnya yaitu digunakan untuk memanggil (get) data Calon TKI / TKI melalui SISKOTKLN.

Semua Instansi terkait dan Stakeholder Pelaksana Pelayanan Administrasi Penempatan TKI sudah ter-integrasi di SISKOTKLN.

Adapun tahapan berikutnya proses Pelayanan Administrasi Penempatan TKI oleh Instansi atau Stakeholder adalah sebagai berikut :

a.  Klinik Pemeriksaan Kesehatan ( Medical Center ).

     PPTKIS wajib mengajukan Permohonan Pemeriksaan Kesehatan bagi Calon TKI yang telah

     memiliki  ID-TKI melalui SISKOTKLN. Klinik Kesehatan melalui Registrasi data biometric ( foto

     dan sidik jari ) Calon TKI atau mem-verifikasi data biometric menggunakan "Scanner Finger

     Print" Calon TKI yang akan dilakukan pemeriksaan kesehatan berdasarkan ID-TKI.

     Untuk keperluan ini Klinik Kesehatan login ke SISKOTKLN menggunakan User-ID milik Klinik

     Kesehatan yang bersangkutan.

     Hanya data Calon TKI yang cocok saja yang dapat mengikuti pemeriksaan kesehatan.

     Hasil pemeriksaan kesehatan berupa : FIT atau UNFIT.

     Bagi Calon TKI yang dinyatakan FIT diberikan SERTIFIKAT FIT TO WORK.

     Data Calon TKI yang dinyatakan FIT wajib di-update kedalam SISKOTKLN sekurang-kurangnya

     meliputi data :

     1).  Nomor Sertifikat.

     2).  Tanggal sertifikat.

     3).   Nama Klinik Kesehatan.

    Data Calon TKI yang dinyatakan UNFIT wajib di-update kedalam SISKOTKLN yang sekurang-

     kurangnya data status : UNFIT dan TANGGAL.

b. BLKLN ( Balai Latihan Kerja Luar Negeri ).

Pelatihan Kerja Calon TKI dilakukan di BLKLN yang sudah mendapat ijin dari Pemerintah dan  

memiliki  "Sarana online system" dengan SISKOTKLN.

PPTKIS sebagai Pelaksana Penempatan TKI harus terlebih dahulu memiliki Perjanjian   

kerjasama dengan  BLKLN yang dimaksud.

BLKLN login ke SISKOTKLN dengan menggunakan User-ID milik BLKLN yang bersangkutan.

BLKLN melakukan  registrasi Calon TKI yang FIT berdasarkan hasil pemeriksaan kesehatan

berdasarkan kuota pelatihan dan ID-TKI.  Calon TKI harus melakukan absensi biometric setiap

pagi ( Jam 08.00 ) dan sore ( Jam 16.00 ) melalui aplikasi absensi biometric pelatihan yang

telah di-instalasi di komputer BLKLN dan terkoneksi dengan SISKOTKLN. Instruktur BLKLN juga

wajib melakukan absensi setiap hari sebagai validasi bagi absensi biometric peserta pelatihan

di BLKLN. Apabila instruktur tidak absen maka absensi peserta pelatihan dinyatakan tidak

valid dan durasi pelatihan Calon TKI tidak bertambah.

Calon TKI mengikuti pelatihan sesuai dengan "Sistim penguncian durasi waktu

pembelajaran"  berdasarkan negara penempatan.

BLKLN meng-input data yaitu nomor dan tanggal sertifikat BLKLN bagi Calon TKI yang sudah

memenuhi durasi waktu pembelajaran. Hanya Calon TKI yang mempunyai durasi 0 (nol) yang

bisa di-input nomor sertifikat BLKLN. Untuk Calon TKI Kawasan ASPAC ( Asia Pasific ) yang

harus dipastikan sudah online nomor medikal akhir.

c.  LSP ( Lembaga Sertifikasi Profesi ).

    Uji Kompetensi Calon TKI dilakukan di LSP ( Lembaga Sertifikasi Profesi ) yang sudah

      mendapat ijin dari BNSP ( Badan Nasional Sertifikasi Profesi ). BNSP sudah memiliki sarana

      "Online System" sendiri dan terintegrasi dengan SISKOTKLN.

Tahapan yang dilakukan berdasarkan berkaitan dengan sistim online sbb :

1). Calon TKI yang status datanya telah selesai pelatihan di SISKOTKLN secara otomatis / realtime

     akan ditransfer datanya termasuk foto dan sidik jari ke server BNSP berdasarkan ID-TKI

     sebagai database peserta siap mengikuti uji kompetensi.

2). Proses uji kompetensi Calon TKI dilakukan oleh LSP, pengawasan dan pengendalian oleh

      BNSP.

3). Hasil uji kompetensi yang dilakukan oleh LSP, apabila Calon TKI dinyatakan LULUS, secara

      otomatis sistim akan meng-update database SISKOTKLN berupa data nomor sertifikat,

      tanggal sertifikat kompetensi TKI dan kode LSP.

4). Apabila data tidak ditemukan, maka Calon TKI tersebut kemungkinan belum selesai

      mengikuti pelatihan di BLKLN.

d.  Asuransi TKI dan BPJS.

      Pembayaran kepesertaan Asuransi TKI di Konsorsium Asuransi TKI yang sudah mendapat ijin

      dari pemerintah atau BPJS dan memiliki "Sarana online system" dengan SISKOTKLN.

     Tahapan yang dilakukan berkaitan dengan sistim online sbb :

     1). Login ke SISKOTKLN menggunakan USER-ID milik yang bersangkutan.

     2). Membawa daftar nama TKI dan ID-TKI.

     3). TKI yang telah di-ikutkan menjadi peserta Asuransi TKI dapat di-update nomor     

     Kepesertaan Asuransi (KPA) dan tanggal berdasarkan ID-TKI.

e.  Lembaga Keuangan.

Pembiayaan Penempatan bagi Calon TKI yang ditempatkan kenegara Singapura, Hongkong dan Taiwan dilakukan melalui Lembaga Keuangan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Tahapan yang dilakukan berkaitan dengan sistim online sbb:

1). PPTKIS melakukan update data permohonan PAP melalui SISKOTKLN meliputi :

- Nomor paspor dan tanggal.

- Nomor Visa kerja dan tanggal.

- Nama majikan, alamat, ID majikan, nomor telepon / HP.

    - Memilih salah satu lembaga keuangan berdasarkan surat pernyataan Pembiayaan   

      Penempatan yang telah ditandatangani oleh Calon TKI dan Lembaga Keuangan.

2). Lembaga Keuangan melakukan registrasi Calon TKI berdasarkan permohonan PPTKIS.

3). BP3TKI / UPT-P3TKI / P4TKI melakukan endors Pembiayaan Penempatan berdasarkan Surat

      Pernyataan yang dilakukan oleh PPTKIS.

4). Lembaga Keuangan harus melakukan approval Pembiayaan Penempatan bagi Calon TKI yang

      telah dicairkan dana Pembiayaan Penempatannya.

f. PAP ( Pembekalan Akhir Pemberangkatan )

    Calon TKI wajib mengikuti PAP yang dilakukan oleh BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI.

   Tahapan yang dilakukan berkaitan dengan sistim online sbb :

   1). PPTKIS mengajukan permohonan online penjadwalan PAP sesuai dengan data Calon TKI    

        yang telah siap untuk PAP ke BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI setempat.

   2). PPTKIS membawa surat permohonan PAP, dokumen lengkap Calon TKI dan ID-TKI.

   3). BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI login ke SISKOTKLN menggunakan User-ID milik yang   

         bersangkutan.

4). Melakukan verifikasi data dan dokumen TKI yaang akan mengikuti PAP dan secara otomatis

     data Calon TKI berubah status : SIAP PAP dan mencetak daftar peserta PAP.

5). Pada saat pelaksanaan PAP dilakukan absensi sidik jari peserta PAP.

6). Melakukan kegiatan PAP dan me-registrasi Perjanjian Kerja yang ditandatangani oleh pihak

     PPTKIS, Pengguna (majikan) dan TKI yang bersangkutan.

7. Mencetak Surat Keterangan dan Daftar Calon TKI yang telah mengikuti PAP serta status data :

    SIAP UNTUK PERMOHONAN PENERBITAN KTKLN.

g. KTKLN ( Kartu Tenaga Kerja Luar Negeri ).

    Penerbitan KTKLN.

1). PPTKIS mengajukan permohonan dan Daftar Nama TKI hasil verifikasi data melalui  

      SISKOTKLN.

2). BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI / P4TKI, melakukan verifikasi dokumen dan mecetak Daftar   

     nama Calon TKI dan mendown-load data TKI berdasarkan permohonan dari PPTKIS.

     Selanjutnya melakukan update data TKI yang berhubungan dengan penerbitan KTKLN    

     meliputi :

     - Nomor dan tanggal Perjanjian Kerja.

     - Tanggal berlaku KTKLN.

    Juga melakukan validasi dan penyimpanan data kedalam KTKLN serta mencetak KTKLN.

Upload data KTKLN.

Kegiatan ini harus dilakukan pada setiap hari setelah selesai melakukan Pelayanan Penerbitan KTKLN.

Masa berlaku KTKLN.

Mengingat masa berlaku Perjanjian Kerja tidak selalu sama untuk masing-masing jabatan sehingga perlu dilakukan pengaturan sbb :

1). Perjanjian Kerja kurang dari 1 (satu) tahun dicantumkan pada KTKLN menjadi 1(satu) tahun.

2). Perjanjian Kerja 1(satu) tahun sampai dengan 2(dua) tahun dicantumkan pada KTKLN menjadi 2(dua) tahun.

3). Perjanjian Kerja lebih dari tahun dicantumkan pada KTKLN sesuai masa berlaku Perjanjian Kerja.

4). Perjanjian Kerja bagi Karyawan Tetap, masa berlaku KTKLN dicantumkan menjadi 5(lima) sampai 10 (sepuluh) tahun sesuai dengan masa berlaku paspor.

5. KTKLN yang sudah habis masa berlakunya, TKI atau PPTKIS harus melaporkan dan harus mengembalikannya kepada BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI / P4TKI.

Perpanjangan KTKLN.

Sesuai ketentuan yang berlaku dengan mengembalikan KTKLN yang lama.

Kehilangan KTKLN.

Dapat mengurus kembali Penerbitan KTKLN di BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI /P4TKI sesuai ketentuan.

Penolakan dan pembatalan KTKLN.

- Penolakan penerbitan KTKLN karena memberikan keterangan yang tidak benar, menggunakan identitas palsu dan tersangkut dalam masalah hukum.

- Pembatalan KTKLN disebabkan karena rusak, hilang, pemegang KTKLN meninggal dunia, memberikan keterangan tidak benar atau menggunakan identitas palsu, pemegang sah KTKLN melanggar hukum dan apabila perubahan kebijakan dari pemerintah mengenai standar, isi dan bentuk KTKLN.

Catatan :

-  Calon TKI Program G to G dan G to P ;

- TKI yang ditempat oleh perusahaan untuk kepentingan sendiri ;

- TKI Re-entry / Re-entry Hiring ;

- TKI yang berprofesi sebagai pelaut ;

-  Penerbitan KTKLN di Perwakilan RI

Adalah ketentuan dan prosedurnya tidak berbeda jauh dengan uraian diatas dan tidak dijelaskan secara rinci dalam pembahasan ini.

LAIN - LAIN.

1. PERUBAHAN DATA CALON TKI.

2. RE-CAPTURE SIDIK JARI CALON TKI

3. MONITORING PELATIHAN CALON TKI DI BLKLN.

4. PENAMBAHAN DAN PERUBAHAN WILAYAH REKRUT PETUGAS REKRUT PPTKIS OLEH BP3TKI / UPT-P3TKI /LP3TKI.

5. PELIMPAHAN PETUGAS REKRUT PPTKIS.

6. PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN DATA INSTRUKTUR BLKLN.

7. PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN DATA MOU ANTARA PPTKIS DENGAN BLKLN.

 Hal-hal tersebut diatas tidak dijelaskan pula secara rinci dalam pembahasan ini.

Sumber :

Disadur dari Buku : Pedoman Pelaksanaan Sistim Komputerisasi Tenaga Kerja Indonesia di Luar Negeri ( SISKOTKLN ), yang diterbitkan oleh Direktorat Penyiapan dan Pembekalan Pemberangkatan, Deputi Bidang Penempatan Badan Nasional Penempatan Dan Perlindungan TKI ( BNP2TKI).

By. Abdul Wahab Thalib, B.Sc.