SISKOTKLN
SISTIM KOMPUTERISASI TENAGA KERJA INDONESIA DILUAR NEGERI
Untuk mewujudkan Pelayanan Penempatan TKI (
Tenaga Kerja Indonesia ) yang mudah, murah, cepat dan aman dengan memberikan akses kepada instansi
terkait serta stakeholder sesuai tugas, fungsi dan wewenang masing-masing
dengan berbasis teknologi informasi melalui komputerisasi yang terpadu maka
BNP2TKI ( Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan TKI ) telah menyiapkan
database TKI yang bisa diakses secara online yaitu SISKOTKLN.
SISKOTKLN adalah database Penempatan TKI yang
bekerja diluar negeri yang dapat diakses dimana saja secara online dan realtime,
sehingga perlindungan yang diberikan kepada TKI dapat lebih optimal.
SISKOTKLN merupakan reformasi dalam Pelayanan
Penempatan TKI berbasis teknologi informasi melalui Sistim Komputersasi dengan
tujuan untuk meminimal terjadinya permasalahan TKI yang bekerja diluar negeri.
SISKOTKLN adalah sistim online Pelayanan
Administrasi Penempatan TKI dan Penerbitan KTKLN ( Kartu Tenaga Kerja Luar
Negeri ) yang melibatkan seluruh stakeholder terkait.
KTKLN adalah kartu identitas bagi TKI yang
memenuhi persyaratan dan Prosedur untuk bekerja diluar negeri
SISKOTKLN membantu memberikan Pelayanan dalam
rangka Penempatan Dan Perlindungan yang layak, cepat, murah dan efisien kepada
warga negara Indonesia yang akan bekerja diluar negeri berbasis teknologi
informasi yang terpadu yang melibatkan stakeholder dan isntansi terkait.
Setiap instansi atau lembaga yang terkait
dengan Pelayanan Penempatan TKI dalam memberikan Pelayanan harus menggunakan
Sistim Komputerisasi TKI (SISKOTKLN) sesuai dengan tatacara sebagaimanan diatur
dalam Peraturan Kepala BNP2TKI ini.
BNP2TKI untuk kepentingan yang dimaksud
diatas telah menerbitkan " Peraturan Tentang Pedoman Pelaksanaan Sistim
Komputerisasi Tenaga Kerja Indonesia Di Luar Negeri ( SISKOTKLN ) No :
PER-26/KA/XII/2013. Sebelumnya peraturan ini masih diatur oleh Peraturan
BNP2TKI No. PER-08/KA/VII/2011 dan PER-09/KA/III/2012.
SISTIM PELAYANAN SISKOTKLN
Instansi Dan Stakeholder Pelaksana.
1. Instansi Pemerintah terkait terdiri al :
a.
BNP2TKI (Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan TKI).
b.
Kementerian Ketenagakerjaan RI.
c.
Kementerian Dalam Negeri RI
d.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI.
e.
Kementerian Luar Negeri RI.
f.
Kementerian Kesehatan RI.
g.
Kementerian Perhubungan RI.
h.
Kepolisian Republik Indonesia.
i.
BNSP ( Badan Nasional Sertifikasi Profesi).
j.
Perwakilan RI ( KBRI - KJRI -KDEI ) diluar negeri.
k.
Unit Pelaksana Tehnis (UPT) BNP2TKI didaerah yaitu :
- BP3TKI = Balai Pelayanan Penempatan dan
Perlindungan TKI berkedudukan diwilayah kerja
ditingkat propinsi.
- LP3TKI = Loka Pelayanan Penempatan dan
Perlindungan TKI berkedudukan diwilayah kerja
umumnya ditingkat Kabupaten / Kota.
- P4TKI = Pos Pelayanan Penempatan dan
Perlindungan TKI yang berkeudukan ditingkat
Kabupaten / Kota yang dikordinasikan dan
berada diwilayah kerja BP3TKI yang
membawahinya.
l.
Dinas Tenaga Kerja Propinsi
m.
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota.
n.
PT. Angkasa Pura.
o.
PT.Pelindo.
p.
Perusahaan BUMD dan BUMN ) yang mengirim TKI
2. Stakeholder Pelaksana Swasta terdiri :
a.
PPTKIS (Pelaksana Penempatan TKI Swasta ).
b.
P4 ( Pelaksana Penempatan Pelaut
Perikanan ).
c.
P5 (Perusahaan Pelaksana
Perekrutan dan Penempatan Pelaut).
d.
Perusahaan Swasta Nasional yang mengirim TKI ke Luar Negeri untuk
kepentingan perusahaan sendiri..
e.
Lembaga Pemeriksaan Psikologi.
f.
Klinik Pemeriksaan Kesehatan.
g.
BLKLN ( Balai Latihan Kerja Luar Negeri ).
h.
Lembaga Sertifikasi Profesi.
i.
Asuransi Perlindungan TKI.
j.
Lembaga Keuangan ( Bank atau Koperasi ).
Instansi dan Stakeholder Pelaksana SISKOTKLN
memiliki User-ID SISKOTKLN.
SISKOTKLN memberikan akses kepada setiap
instansi dan stakeholder sesuai dengan fungsi dan
wewenang masing-masing berkaitan dengan
proses Penempatan TKI secara online.
MEKANISME PELAYANAN SISKOTKLN
Tahapan proses yang dilakukan oleh setiap
instansi dan stakeholder terkait :
1. KBRI / Perwakilan RI
diluar negeri.
Endorsement
Job Order / Demand Letter.
Dokumen Job
Order / Demand Letter yang dimiliki PPTKIS / P4 / P5 atas kerjasama dengan
Mitra Usaha / Agensi diluar negeri harus mendapat pengesahan / legalisasi atau
endorsement oleh Perwakilan RI.
Job Order /
Demand Letter yang telah diendors oleh Perwakilan RI dapat di-input kedalam
SISKOTKLN.
Mitra Usaha
/ Agensi yang tertera dalam Job Order / Demand Letter harus sudah ter-input di
SISKOTKLN. Setelah semua Job Order / Demand Letter di-input / upload ke
SISKOTKLN secara otomatis data tersebut tersimpan kedalam database SIOSKOTKLN
yang nantinya akan digunakan untuk "Peneribitan SIP=Surat Ijin
Pengerahan" dan penyebarluasan informasi kesempatan kerja di luar negeri.
Perwakilan
RI dapat melihat data Penerbitan SIP yang telah diterbitkan oleh BNP2TKI dan
Penggunaan Job Order.
2. BNP2TKI / BP3TKI.
Penerbitan
SIP = Surat Ijin Pengerahan dilakukan
oleh BNP2TKI atau BP3TKI untuk Wilayah Rekrut dalam satu wilayah kerja BNP2TKI.
PPTKIS
login ke SISKOTKLN dengan User-ID yang dimiliki dan dapat melakukan online
Permohonan Penerbitan SIP berdasarkan JOB Order / Demand Letter yang telah
di-endors oleh Perwakilan RI.
BNP2TKI /
BP3TKI menerbitkan SIP berdasarkan permohonan dari PPTKIS dan ditandatangani
oleh pejabat yang ditunjuk.
Data SIP
atau Job Order sebagai kuota realisasi penempatan atau KTKLN yang diterbitkan,
sehingga penerbitan KTKLN tidak boleh lebih besar dari SIP / Job Order dalam
masa berlakunya.
3. DINAS TENAGA KERJA PROPINSI
/ BP3TKI.
SPR = SURAT
PENGANTAR REKRUT.
Dinas
Tenaga kerja Propinsi / BP3TKI menerbitkan SPR berdasarkan SIP dengan tahapan
sbb :
a. PPTKIS
melakukan online Permohonan Penerbitan SPR berdasarkan SIP.
b. Dinas
Tenaga Kerja Propinsi / BP3TKI menerbitkan SPR berdasarkan permohonan dari
PPTKIS dan SIP.
4. DINAS TENAGA KERJA
KABUPATEN / KOTA.
REGISTRASI
CALON TKI.
Pelayanan
Registrasi Calon TKI / TKI dilakukan oleh Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota
didaerah asal Calon / TKI yang telah direkrut oleh PPTKIS berdasarkan
Perjanjian Penempatan meliputi :
-
Registrasi Calon TKI / TKI dilakukan secara online melalui SISKOTKLN.
-
Pengecekan secara biometric "Petugas
Rekrut PPTKIS" dan memastikan
bahwa Petugas Rekrut
PPTKIS benar terdaftar di Dinas Tenaga Kerja
Kabupaten / Kota yang bersangkutan secara
online.
- Petugas
Disnaker Kabupaten / Kota melakukan input data Calon TKI / TKI daerah asal
Kabupaten / Kota yang bersangkutan melalui
SISKOTKLN.
Dilarang melakukan Registrasi Calon TKI / TKI
yang berasal dari Kabupaten / Kota lain.
- Item data
Calon TKI / TKI yang diregistrasi ke SISKOTKLN sbb :
1).
Status data : TKI INFORMAL /
FORMAL.
2).
Negara tujuan.
3).
Nama lengkap Calon TKI / TKI.
4).
Tempat dan tanggal lahir.
5).
NIK ( Nomor Induk Kependudukan ) atau nomor KTP.
6).
Jenis kelamin, Agama.
7).
Pendidikan terakhir, Status perkawinan.
8).
Alamat lengkap.
9).
Nama ibu, ayah dan alamat lengkap orang tua / keluarga.
10). Jabatan, nama agensi, sektor pekerjaan,
dan gaji.
SISKOTKLN
juga sudah ter-integrasi dengan database e-KTP Kemendagri.
Setiap
Calon TKI / TKI yang telah di-registrasi secara otomatis dibuatkan ID-TKI sebagai "Primary Key
=Kunci Utama" data Calon TKI /
TKI didalam database SISKOTKLN.
ID-TKI ini
merupakan nomor unik dan akan digunakan untuk proses ketahap berikutnya untuk "memanggil (Get)" data TKI.
Selanjutnya
mengambil / capture foto dan sidik jari Calon TKI yang sudah di-registrasi.
Setelah itu
Kantor Dinas Tenaga Kerja Kabupaten /Kota menerbitkan " Surat Rekomendasi
Paspor TKI atas permohonan PPTKIS berdasarkan database Perjanjian Penempatan.
Tahapan-tahapan
berikutnya proses TKI melalui SISKOTKLN.
Setelah
Calon TKI /TKIdi-registrasi secara online melalui SISKOTKLN di Kantor Dinas
Tenaga Kerja Kabupaten / Kota dimana Calon TKI / TKI tersebut berdomisili dan
datanya sudah di-input di database SISKOTKLN secara otomatis muncullah Nomor
ID-TKI ini di SISKOTKLN.
Selanjutnya
Kantor Dinas Tenaga Kerja Kabupaten / Kota tersebut akan menerbitkan Nomor
ID-TKI tersebut sebagai bukti tertulis bahwa Calon-TKI yang dimaksud sudah
te-registrasi secara online di-database SISKOTKLN.
Nomor
ID-TKI ini akan digunakan untuk proses ketahap berikutnya yaitu digunakan untuk
memanggil (get) data Calon TKI / TKI melalui SISKOTKLN.
Semua
Instansi terkait dan Stakeholder Pelaksana Pelayanan Administrasi Penempatan
TKI sudah ter-integrasi di SISKOTKLN.
Adapun
tahapan berikutnya proses Pelayanan Administrasi Penempatan TKI oleh Instansi
atau Stakeholder adalah sebagai berikut :
a. Klinik
Pemeriksaan Kesehatan ( Medical Center ).
PPTKIS wajib mengajukan Permohonan
Pemeriksaan Kesehatan bagi Calon TKI yang telah
memiliki
ID-TKI melalui SISKOTKLN. Klinik Kesehatan melalui Registrasi data
biometric ( foto
dan sidik jari ) Calon TKI atau
mem-verifikasi data biometric menggunakan "Scanner Finger
Print" Calon TKI yang akan dilakukan
pemeriksaan kesehatan berdasarkan ID-TKI.
Untuk keperluan ini Klinik Kesehatan login
ke SISKOTKLN menggunakan User-ID milik Klinik
Kesehatan yang bersangkutan.
Hanya data Calon TKI yang cocok saja yang
dapat mengikuti pemeriksaan kesehatan.
Hasil pemeriksaan kesehatan berupa : FIT
atau UNFIT.
Bagi Calon TKI yang dinyatakan FIT
diberikan SERTIFIKAT FIT TO WORK.
Data Calon TKI yang dinyatakan FIT wajib
di-update kedalam SISKOTKLN sekurang-kurangnya
meliputi data :
1).
Nomor Sertifikat.
2).
Tanggal sertifikat.
3).
Nama Klinik Kesehatan.
Data Calon TKI yang dinyatakan UNFIT wajib
di-update kedalam SISKOTKLN yang sekurang-
kurangnya data status : UNFIT dan TANGGAL.
b. BLKLN ( Balai
Latihan Kerja Luar Negeri ).
Pelatihan Kerja Calon TKI dilakukan di BLKLN yang sudah mendapat ijin
dari Pemerintah dan
memiliki "Sarana online system"
dengan SISKOTKLN.
PPTKIS sebagai Pelaksana Penempatan TKI harus terlebih dahulu memiliki
Perjanjian
kerjasama dengan BLKLN yang
dimaksud.
BLKLN login ke SISKOTKLN dengan menggunakan User-ID milik BLKLN yang
bersangkutan.
BLKLN melakukan registrasi Calon
TKI yang FIT berdasarkan hasil pemeriksaan kesehatan
berdasarkan kuota pelatihan dan ID-TKI.
Calon TKI harus melakukan absensi biometric setiap
pagi ( Jam 08.00 ) dan sore ( Jam 16.00 ) melalui aplikasi absensi
biometric pelatihan yang
telah di-instalasi di komputer BLKLN dan terkoneksi dengan SISKOTKLN.
Instruktur BLKLN juga
wajib melakukan absensi setiap hari sebagai validasi bagi absensi
biometric peserta pelatihan
di BLKLN. Apabila instruktur tidak absen maka absensi peserta pelatihan
dinyatakan tidak
valid dan durasi pelatihan Calon TKI tidak bertambah.
Calon TKI mengikuti pelatihan sesuai dengan "Sistim penguncian durasi waktu
pembelajaran" berdasarkan negara penempatan.
BLKLN meng-input data yaitu nomor dan tanggal sertifikat BLKLN bagi Calon
TKI yang sudah
memenuhi durasi waktu pembelajaran. Hanya Calon TKI yang mempunyai durasi
0 (nol) yang
bisa di-input nomor sertifikat BLKLN. Untuk Calon TKI Kawasan ASPAC (
Asia Pasific ) yang
harus dipastikan sudah online nomor medikal akhir.
c. LSP ( Lembaga Sertifikasi Profesi ).
Uji Kompetensi Calon TKI dilakukan di LSP ( Lembaga Sertifikasi Profesi )
yang sudah
mendapat ijin dari BNSP ( Badan Nasional
Sertifikasi Profesi ). BNSP sudah memiliki sarana
"Online System" sendiri dan
terintegrasi dengan SISKOTKLN.
Tahapan
yang dilakukan berdasarkan berkaitan dengan sistim online sbb :
1). Calon
TKI yang status datanya telah selesai pelatihan di SISKOTKLN secara otomatis /
realtime
akan ditransfer datanya termasuk foto dan
sidik jari ke server BNSP berdasarkan ID-TKI
sebagai database peserta siap mengikuti
uji kompetensi.
2). Proses
uji kompetensi Calon TKI dilakukan oleh LSP, pengawasan dan pengendalian oleh
BNSP.
3). Hasil
uji kompetensi yang dilakukan oleh LSP, apabila Calon TKI dinyatakan LULUS,
secara
otomatis sistim akan meng-update database
SISKOTKLN berupa data nomor sertifikat,
tanggal sertifikat kompetensi TKI dan
kode LSP.
4). Apabila
data tidak ditemukan, maka Calon TKI tersebut kemungkinan belum selesai
mengikuti pelatihan di BLKLN.
d. Asuransi TKI dan BPJS.
Pembayaran kepesertaan Asuransi TKI di
Konsorsium Asuransi TKI yang sudah mendapat ijin
dari pemerintah atau BPJS dan memiliki
"Sarana online system" dengan SISKOTKLN.
Tahapan yang dilakukan berkaitan dengan
sistim online sbb :
1). Login ke SISKOTKLN menggunakan USER-ID
milik yang bersangkutan.
2). Membawa daftar nama TKI dan ID-TKI.
3). TKI yang telah di-ikutkan menjadi
peserta Asuransi TKI dapat di-update nomor
Kepesertaan Asuransi (KPA) dan tanggal
berdasarkan ID-TKI.
e. Lembaga Keuangan.
Pembiayaan
Penempatan bagi Calon TKI yang ditempatkan kenegara Singapura, Hongkong dan
Taiwan dilakukan melalui Lembaga Keuangan yang telah ditetapkan oleh
pemerintah.
Tahapan
yang dilakukan berkaitan dengan sistim online sbb:
1). PPTKIS
melakukan update data permohonan PAP melalui SISKOTKLN meliputi :
- Nomor
paspor dan tanggal.
- Nomor
Visa kerja dan tanggal.
- Nama
majikan, alamat, ID majikan, nomor telepon / HP.
- Memilih salah satu lembaga keuangan
berdasarkan surat pernyataan Pembiayaan
Penempatan yang telah ditandatangani oleh
Calon TKI dan Lembaga Keuangan.
2). Lembaga
Keuangan melakukan registrasi Calon TKI berdasarkan permohonan PPTKIS.
3). BP3TKI
/ UPT-P3TKI / P4TKI melakukan endors Pembiayaan Penempatan berdasarkan Surat
Pernyataan yang dilakukan oleh PPTKIS.
4). Lembaga
Keuangan harus melakukan approval Pembiayaan Penempatan bagi Calon TKI yang
telah dicairkan dana Pembiayaan
Penempatannya.
f. PAP (
Pembekalan Akhir Pemberangkatan )
Calon TKI wajib mengikuti PAP yang
dilakukan oleh BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI.
Tahapan yang dilakukan berkaitan dengan
sistim online sbb :
1). PPTKIS mengajukan permohonan online
penjadwalan PAP sesuai dengan data Calon TKI
yang telah siap untuk PAP ke BP3TKI /
UPT-P3TKI / LP3TKI setempat.
2). PPTKIS membawa surat permohonan PAP,
dokumen lengkap Calon TKI dan ID-TKI.
3). BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI login ke
SISKOTKLN menggunakan User-ID milik yang
bersangkutan.
4).
Melakukan verifikasi data dan dokumen TKI yaang akan mengikuti PAP dan secara
otomatis
data Calon TKI berubah status : SIAP PAP
dan mencetak daftar peserta PAP.
5). Pada
saat pelaksanaan PAP dilakukan absensi sidik jari peserta PAP.
6).
Melakukan kegiatan PAP dan me-registrasi Perjanjian Kerja yang ditandatangani
oleh pihak
PPTKIS, Pengguna (majikan) dan TKI yang
bersangkutan.
7. Mencetak
Surat Keterangan dan Daftar Calon TKI yang telah mengikuti PAP serta status
data :
SIAP UNTUK PERMOHONAN PENERBITAN KTKLN.
g. KTKLN (
Kartu Tenaga Kerja Luar Negeri ).
Penerbitan KTKLN.
1). PPTKIS
mengajukan permohonan dan Daftar Nama TKI hasil verifikasi data melalui
SISKOTKLN.
2). BP3TKI
/ UPT-P3TKI / LP3TKI / P4TKI, melakukan verifikasi dokumen dan mecetak Daftar
nama Calon TKI dan mendown-load data TKI
berdasarkan permohonan dari PPTKIS.
Selanjutnya melakukan update data TKI yang
berhubungan dengan penerbitan KTKLN
meliputi :
- Nomor dan tanggal Perjanjian Kerja.
- Tanggal berlaku KTKLN.
Juga melakukan validasi dan penyimpanan
data kedalam KTKLN serta mencetak KTKLN.
Upload data
KTKLN.
Kegiatan
ini harus dilakukan pada setiap hari setelah selesai melakukan Pelayanan
Penerbitan KTKLN.
Masa berlaku
KTKLN.
Mengingat
masa berlaku Perjanjian Kerja tidak selalu sama untuk masing-masing jabatan
sehingga perlu dilakukan pengaturan sbb :
1).
Perjanjian Kerja kurang dari 1 (satu) tahun dicantumkan pada KTKLN menjadi
1(satu) tahun.
2).
Perjanjian Kerja 1(satu) tahun sampai dengan 2(dua) tahun dicantumkan pada
KTKLN menjadi 2(dua) tahun.
3).
Perjanjian Kerja lebih dari tahun dicantumkan pada KTKLN sesuai masa berlaku
Perjanjian Kerja.
4).
Perjanjian Kerja bagi Karyawan Tetap, masa berlaku KTKLN dicantumkan menjadi
5(lima) sampai 10 (sepuluh) tahun sesuai dengan masa berlaku paspor.
5. KTKLN
yang sudah habis masa berlakunya, TKI atau PPTKIS harus melaporkan dan harus
mengembalikannya kepada BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI / P4TKI.
Perpanjangan
KTKLN.
Sesuai
ketentuan yang berlaku dengan mengembalikan KTKLN yang lama.
Kehilangan
KTKLN.
Dapat
mengurus kembali Penerbitan KTKLN di BP3TKI / UPT-P3TKI / LP3TKI /P4TKI sesuai
ketentuan.
Penolakan
dan pembatalan KTKLN.
- Penolakan
penerbitan KTKLN karena memberikan keterangan yang tidak benar, menggunakan
identitas palsu dan tersangkut dalam masalah hukum.
-
Pembatalan KTKLN disebabkan karena rusak, hilang, pemegang KTKLN meninggal
dunia, memberikan keterangan tidak benar atau menggunakan identitas palsu,
pemegang sah KTKLN melanggar hukum dan apabila perubahan kebijakan dari
pemerintah mengenai standar, isi dan bentuk KTKLN.
Catatan :
- Calon TKI Program G to G dan G to P ;
- TKI yang
ditempat oleh perusahaan untuk kepentingan sendiri ;
- TKI Re-entry
/ Re-entry Hiring ;
- TKI yang
berprofesi sebagai pelaut ;
- Penerbitan KTKLN di Perwakilan RI
Adalah
ketentuan dan prosedurnya tidak berbeda jauh dengan uraian diatas dan tidak
dijelaskan secara rinci dalam pembahasan ini.
LAIN - LAIN.
1.
PERUBAHAN DATA CALON TKI.
2.
RE-CAPTURE SIDIK JARI CALON TKI
3.
MONITORING PELATIHAN CALON TKI DI BLKLN.
4.
PENAMBAHAN DAN PERUBAHAN WILAYAH REKRUT PETUGAS REKRUT PPTKIS OLEH BP3TKI /
UPT-P3TKI /LP3TKI.
5.
PELIMPAHAN PETUGAS REKRUT PPTKIS.
6.
PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN DATA INSTRUKTUR BLKLN.
7.
PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN DATA MOU ANTARA PPTKIS DENGAN BLKLN.
Hal-hal tersebut diatas tidak dijelaskan pula
secara rinci dalam pembahasan ini.
Sumber :
Disadur
dari Buku : Pedoman Pelaksanaan Sistim Komputerisasi Tenaga Kerja Indonesia di
Luar Negeri ( SISKOTKLN ), yang diterbitkan oleh Direktorat Penyiapan dan
Pembekalan Pemberangkatan, Deputi Bidang Penempatan Badan Nasional Penempatan
Dan Perlindungan TKI ( BNP2TKI).
By. Abdul Wahab
Thalib, B.Sc.
